GDPR policy
EasyFreelance values your personal data and we welcome the law (GDPR) that aims to strengthen the protection of personal integrity. In this policy we describe how we process personal data. If you have any questions, you can find answers to them in this text, otherwise you can send a question to hr@easyfreelance.no or call our customer service.
Collection of personal data
We need to collect personal data in order to hire an independent contractor. In order for EasyFreelance to be able to process personal data, we must have a legal basis/legal basis. The processing of personal data is lawful if the processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract (such as what we need to be able to enter into with the independent contractor).
The processing is also lawful if the processing is necessary for compliance with a legal obligation to which EasyFreelance is subject.
The processing may also take place according to a balancing of interests, where EasyFreelance's interest in processing information is weighed against the interest in the registrant's privacy protection, and the result is that there is a legitimate interest.
The processing is furthermore lawful if the data subject has given their consent to the processing. Consent must be given separately and can always be withdrawn.
Legal basis for collection and processing
Uppfyllande av avtal - Detta kräver att vi behandlar personuppgifter för att ingå eller fullgöra avtal. Dess syfte är att administrera villkor, som kan innebära betalning av löner eller att kontakta den oberoende entreprenören. För att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet som arbetsgivare kan EasyFreeance under vissa omständigheter behöva dela personuppgifter om den anställde med vår uppdragsgivare (som har beställt ett uppdrag från den oberoende entreprenören). Om det finns anställning är vi skyldiga att kontinuerligt informera dig om frågor som påverkar din position (t.ex. arbetsmiljörelaterade frågor).
Rättslig skyldighet - EasyFreelance behandlar och delar personuppgifter på grund av skyldigheter som följer av lag eller andra lagar, statliga föreskrifter, beslut, förfrågningar eller policyer. Personuppgifter och de handlingar som krävs enligt bokföringslagen sparas så länge det behövs. Dokumentation för bokföring och redovisning kan bestå av avtal, skriftlig korrespondens och fakturor. Behandling av personuppgifter krävs eftersom vi till exempel måste lämna personuppgifter till den svenska skattemyndigheten och andra myndigheter och nationella organisationer.
Uppfyllande av avtal/berättigade intressen - EasyFreeance behandlar personuppgifter genom att analysera och bearbeta statistik. För denna behandling kan vi använda både krypterade och pseudonymiserade uppgifter. Målet med denna behandling är att förbättra vår verksamhet och fortsätta att ge våra anställda och kunder utmärkt service, funktionalitet och tjänster.
EasyFreelance använder cookies på vår webbplats för att ge en bättre användarupplevelse för våra besökare. Vi kan utföra vissa tester på vår webbplats som ger oss statistik om hur en viss funktion på vår webbplats är användarvänlig eller inte. En cookie är en textfil som lagras på din enhet så att vår webbplats kan känna igen din enhet. Om du vill veta när din enhet tar emot en cookie kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig. (På så sätt har du möjlighet att acceptera eller avvisa en cookie). Om du bara besöker den öppna webbplatsen ger cookies oss inte information som innehåller personuppgifter, eftersom de endast tillhandahåller statistik och anonym information, till exempel sättet att komma åt vår webbplats. EasyFreelance kan använda system som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing etc. för att skapa målgrupper i reklamplattformar.
EasyFreelance anser att det finns ett berättigat intresse av att upprätthålla en användarvänlig webbplats och bra tjänster, men att detta också är ett krav för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet.
EasyFreelance behandlar dina personuppgifter genom att hantera ärendehistorik för att kunna ge dig kundsupport och kontinuerligt utbilda vår personal och förbättra våra arbetssätt för att ge bästa möjliga support. När du kontaktar oss kan din kommunikation bli föremål för analys. Vi förväntar oss att vi för att uppfylla vår del av avtalet ska kunna tillhandahålla bra kundsupport (vilket är en av de tjänster vi får betalt för). Vår kundsupport är ett av våra viktigaste kommunikationsmedel med våra anställda. För icke-anställda anser vi att det ligger i vårt och den registrerades berättigade intresse att vi kan tillhandahålla god kundsupport, men också så att vi kan ingå ett avtal.
Om och när vi behöver inhämta kreditinformation för att kunna tillhandahålla vår EasyPay-tjänst är det både för att fullgöra avtalet och i vårt berättigade intresse att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål. Om du inte vill att vi ska göra en kreditkontroll bör du inte välja EasyPay-tjänsten.
Grundläggande betydelse för de registrerade - EasyFreelance kan komma att behandla personuppgifter såsom närmast anhöriga till en oberoende leverantör när vi anser att det kan vara nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig som anställd. Det är dock ditt val om du vill förse oss med denna information eller inte.
Berättigade intressen - EasyFreelance kan vända sig till den oberoende leverantören med direktmarknadsföring som vi anser vara ett legitimt intresse när vi informerar oss om befintliga eller nya tjänster. Vi marknadsför både våra befintliga och nya tjänster som kan ha som syfte att ge fler arbetsmöjligheter för den oberoende entreprenören eller underlätta den dagliga verksamheten när den oberoende entreprenören är anställd hos oss. EasyFreelance kan använda personuppgifter som vi har lagrat och vissa användaruppgifter för detta ändamål. Det legitima intresset för denna behandling är att optimera våra tjänster och processer för att tillhandahålla de bästa tjänsterna för den oberoende leverantören på lång sikt och informera om nyheter. Det finns alltid möjlighet att invända mot att få marknadsföringsinformation och den registrerade kan i varje e-postmeddelande välja att inte ta emot ytterligare marknadsföring från oss.
Consent form
To enable data subjects to receive information that is only of interest to them, we want to use personal data for profiling purposes. For this we need consent. Profiling means that we process personal data by collecting, storing, processing and analyzing data in order to receive offers that match the data subjects and their personal needs. From the personal profile, they will then receive information about services and products that may be of interest to them or that in some way facilitate their work role and relationship with us. To consent to this, you must be at least 18 years old. You do not need to give consent to become an independent contractor. A consent can always be revoked under account settings.
What categories of personal data are processed
The categories of personal data that EasyFreelance needs to process and store in order to enter into an agreement with the independent contractor are the following:
- Name
- Birth number
- E-mail
- Telephone number
- Address
- Job title
- Occupation
- Work environment
- Account number
- Identification papers
For those who are or have been employees, the following is also processed:
- Employment number
- Date of employment
- End date
- Type of employment
- Periods of work
- Salary
- Tax card and information
- Employment contract
It is voluntary to provide contact information about the closest relevant to you.
We collect personal data in various ways, most often when the data subject creates an account and gives us the information or we may receive it from a customer. However, personal data may also be collected as a result of the data subject contacting us, for example via our customer support.
Time period
EasyFreelance stores and processes personal data as necessary for those who have performed assignments as independent contractors in accordance with the law and this is deleted within ten years of the last salary being paid by us. The categories stored are those needed for legitimate purposes.
For registrants who have never performed assignments as independent contractors and whose accounts have been inactive for three years, EasyFreelance will automatically delete their accounts. The account will then be deleted three years from registration if the registrants do not actively choose to save their account. An account is considered inactive if the registered account holder has never been employed by us and has not logged into their account for three years.
Personal data received by customer support is deleted after one to three years, if the information is not needed for a longer period of time due to identified objective or legal reasons.
Recipients and suppliers
EasyFreelance shares personal data with various recipients. This may be different suppliers of IT systems, case management systems or that personal data is shared with the bank, where the bank processes it for payment of salaries.
EasyFreelance also provides personal data to other recipients such as authorities, if we are required by law or other authority decision to provide this.
In most cases, our customers (the buyer of the assignment performed by the independent supplier) need access to and process the independent supplier's personal data. Most often, the customers themselves collect the necessary personal data directly from the independent contractor, but sometimes it is collected via EasyFreelance.
The legal basis for us to share personal data to our customer is to fulfill or enter into an employment contract to which the independent contractor is, or intends to be, a party. EasyFreelance has, when required by law, a data processing agreement with the recipient of personal data.
Transfer to a third country
Recipients and suppliers can be established both within the EU/EEA and in a third country. In a third country, the GDPR legislation does not apply. If EasyFreelance transfers personal data to a third country, we check that there is either an adequate level of protection in that country or that there are specific guarantees that the information and your rights are protected. Adequate safeguards may be that the transfer is governed by standard contractual clauses that protect the rights of data subjects or by internal company rules. The standard contractual clauses mentioned have a content that aims to ensure that the entrepreneur meets the standard required by the GDPR and ensure that the data subject's privacy is protected.
The countries that the European Commission has determined have an adequate level of protection can be found here:https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfersoutside-eu/adequacy-protection-personal-data-noneu-countries_en
Thestandard contractual clauses approved by the European Commission that we use can be found at: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/HTML/?uri=CELEX-:32010D0087&from=EN
Increased protection of personal data
EasyFreelance takes so-called appropriate technical and organizational measures to increase the protection of your personal data.
Examples could be:
- Encryption,
- Appointments and procedures,
- Internal register of personal data,
- Impact assessment,
- Information minimization
- Restriction of access to personal data in the company.
We value access to personal data and do not allow unauthorized access to it. (EasyFreelance has confidentiality agreements with consultants working for the company).
Your rights and how to use them
Under the law, data subjects have certain rights that they can claim from the controller. In most cases, you can exercise these rights free of charge. We will respond to a request without undue delay, usually within one month.
Your rights mean that you can
- obtain confirmation as to whether we are processing your personal data (and if so, your personal data will be processed as set out herein), - obtain a copy of the personal data we are processing,
- object to processing or request so-called data portability, restrict the processing of your personal data, have your personal data rectified, - have your personal data erased, or
- request withdrawal of consent (this does not affect the lawfulness of processing on the basis of consent before its withdrawal).
To withdraw consent regarding profiling, you can uncheck the box that you checked when you gave your consent. You can find the box on your profile in our application (requires you to log in). If you wish to exercise any of your other rights, please send an e-mail to hr@easyfreelance.no.
It is possible to complain to the supervisory authority in Sweden/Norway if you believe that our processing of your personal data is incorrect.
Correction of personal data
If you change your name, address or contact details, or if you discover any inaccurate information, it is your responsibility to amend your account information so that it is up to date and correct. EasyFreelance always wants to have accurate information about you and we will do everything we can to keep your information up-to-date. If your personal data is subject to correction or deletion, EasyFreelance will notify the recipients of your personal data, provided that EasyFreelance finds it possible and not unnecessarily burdensome.
Under age
For smaller independent suppliers, we have a specialized privacy policy that is adapted and describes the processing we do under personal data for data subjects under the age of 18.
Contact a Data Protection Officer
If you need to contact our Data Protection Officer, you can always call customer support or send an email to hr@easyfreelance.no.
Archiving consent
As EasyFreelance has the burden of proof that any consent has been obtained and stored.
