GDPR-policy
EasyFreelance värdesätter dina personuppgifter och vi välkomnar lagen (GDPR) som syftar till att stärka skyddet av personlig integritet. I denna policy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter. Om du har några frågor kan du hitta svar på dem i den här texten, annars kan du skicka en fråga till hr@easyfreelance.no eller ringa vår kundtjänst.
Insamling av personuppgifter
Vi behöver samla in personuppgifter för att kunna anlita en oberoende leverantör. För att EasyFreelance ska kunna behandla personuppgifter måste vi ha en rättslig grund/rättslig grund. Behandlingen av personuppgifter är laglig om behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som den registrerade är part i eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (som det vi behöver för att kunna ingå med den oberoende entreprenören).
Behandlingen är också laglig om behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet som EasyFreelance är föremål för.
Behandlingen kan också ske enligt en intresseavvägning, där EasyFreelances intresse av att behandla information vägs mot intresset för registrantens integritetsskydd, och resultatet är att det finns ett berättigat intresse.
Behandlingen är vidare laglig om den registrerade har gett sitt samtycke till behandlingen. Samtycke måste lämnas separat och kan alltid återkallas.
Rättslig grund för insamling och behandling
Uppfyllande av avtal - Detta kräver att vi behandlar personuppgifter för att ingå eller fullgöra avtal. Dess syfte är att administrera villkor, som kan innebära betalning av löner eller att kontakta den oberoende entreprenören. För att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet som arbetsgivare kan EasyFreeance under vissa omständigheter behöva dela personuppgifter om den anställde med vår uppdragsgivare (som har beställt ett uppdrag från den oberoende entreprenören). Om det finns anställning är vi skyldiga att kontinuerligt informera dig om frågor som påverkar din position (t.ex. arbetsmiljörelaterade frågor).
Rättslig skyldighet - EasyFreelance behandlar och delar personuppgifter på grund av skyldigheter som följer av lag eller andra lagar, statliga föreskrifter, beslut, förfrågningar eller policyer. Personuppgifter och de handlingar som krävs enligt bokföringslagen sparas så länge det behövs. Dokumentation för bokföring och redovisning kan bestå av avtal, skriftlig korrespondens och fakturor. Behandling av personuppgifter krävs eftersom vi till exempel måste lämna personuppgifter till den svenska skattemyndigheten och andra myndigheter och nationella organisationer.
Uppfyllande av avtal/berättigade intressen - EasyFreeance behandlar personuppgifter genom att analysera och bearbeta statistik. För denna behandling kan vi använda både krypterade och pseudonymiserade uppgifter. Målet med denna behandling är att förbättra vår verksamhet och fortsätta att ge våra anställda och kunder utmärkt service, funktionalitet och tjänster.
EasyFreelance använder cookies på vår webbplats för att ge en bättre användarupplevelse för våra besökare. Vi kan utföra vissa tester på vår webbplats som ger oss statistik om hur en viss funktion på vår webbplats är användarvänlig eller inte. En cookie är en textfil som lagras på din enhet så att vår webbplats kan känna igen din enhet. Om du vill veta när din enhet tar emot en cookie kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig. (På så sätt har du möjlighet att acceptera eller avvisa en cookie). Om du bara besöker den öppna webbplatsen ger cookies oss inte information som innehåller personuppgifter, eftersom de endast tillhandahåller statistik och anonym information, till exempel sättet att komma åt vår webbplats. EasyFreelance kan använda system som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing etc. för att skapa målgrupper i reklamplattformar.
EasyFreelance anser att det finns ett berättigat intresse av att upprätthålla en användarvänlig webbplats och bra tjänster, men att detta också är ett krav för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet.
EasyFreelance behandlar dina personuppgifter genom att hantera ärendehistorik för att kunna ge dig kundsupport och kontinuerligt utbilda vår personal och förbättra våra arbetssätt för att ge bästa möjliga support. När du kontaktar oss kan din kommunikation bli föremål för analys. Vi förväntar oss att vi för att uppfylla vår del av avtalet ska kunna tillhandahålla bra kundsupport (vilket är en av de tjänster vi får betalt för). Vår kundsupport är ett av våra viktigaste kommunikationsmedel med våra anställda. För icke-anställda anser vi att det ligger i vårt och den registrerades berättigade intresse att vi kan tillhandahålla god kundsupport, men också så att vi kan ingå ett avtal.
Om och när vi behöver inhämta kreditinformation för att kunna tillhandahålla vår EasyPay-tjänst är det både för att fullgöra avtalet och i vårt berättigade intresse att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål. Om du inte vill att vi ska göra en kreditkontroll bör du inte välja EasyPay-tjänsten.
Grundläggande betydelse för de registrerade - EasyFreelance kan komma att behandla personuppgifter såsom närmast anhöriga till en oberoende leverantör när vi anser att det kan vara nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig som anställd. Det är dock ditt val om du vill förse oss med denna information eller inte.
Berättigade intressen - EasyFreelance kan vända sig till den oberoende leverantören med direktmarknadsföring som vi anser vara ett legitimt intresse när vi informerar oss om befintliga eller nya tjänster. Vi marknadsför både våra befintliga och nya tjänster som kan ha som syfte att ge fler arbetsmöjligheter för den oberoende entreprenören eller underlätta den dagliga verksamheten när den oberoende entreprenören är anställd hos oss. EasyFreelance kan använda personuppgifter som vi har lagrat och vissa användaruppgifter för detta ändamål. Det legitima intresset för denna behandling är att optimera våra tjänster och processer för att tillhandahålla de bästa tjänsterna för den oberoende leverantören på lång sikt och informera om nyheter. Det finns alltid möjlighet att invända mot att få marknadsföringsinformation och den registrerade kan i varje e-postmeddelande välja att inte ta emot ytterligare marknadsföring från oss.
Samtycke
För att göra det möjligt för registrerade att få information som endast är av intresse för dem vill vi använda personuppgifter för profileringsändamål. För detta behöver vi ett samtycke. Profilering innebär att vi behandlar personuppgifter genom att samla in, lagra, bearbeta och analysera data för att få erbjudanden som matchar de registrerade och deras personliga behov. Från den personliga profilen kommer de sedan att få information om tjänster och produkter som kan vara av intresse för dem eller som på något sätt underlättar deras arbetsroll och relation med oss. För att samtycka till detta måste du vara minst 18 år. Du behöver inte ge samtycke för att bli en oberoende entreprenör. Ett samtycke kan alltid återkallas under kontoinställningar.
Vilka kategorier av personuppgifter behandlas
De kategorier av personuppgifter som EasyFreelance behöver behandla och lagra för att ingå ett avtal med den oberoende leverantören är följande:
- Namn
- Födelsenummer
- E-post
- Telefonnummer
- Adress
- Yrkestitel
- Yrke
- Arbetsmiljö
- Kontonummer
- Identifieringspapper
För dem som är eller har varit anställda behandlas också följande:
- Anställningsnummer
- Anställningsdatum
- Slutdatum
- Anställningsform
- Arbetsperioder
- Lön
- Skattekort och information
- Anställningsavtal
Det är frivilligt att komma in med kontaktuppgifter om det närmaste som är relevant för dig.
Vi samlar in personuppgifter på olika sätt, oftast sker detta när den registrerade skapar ett konto och ger oss informationen eller vi kan ta emot den från en kund. Personuppgifter kan dock också samlas in på grund av att de registrerade kontaktade oss, till exempel via vår kundsupport.
Tidsperiod
EasyFreelance lagrar och behandlar personuppgifter vid behov för dem som utfört uppdrag som oberoende entreprenörer i enlighet med lag och detta raderas inom tio år från det att den senaste lön betalats ut av oss. De lagrade kategorierna är de som behövs för legitima mål.
För registranter som aldrig utfört uppdrag som oberoende entreprenörer och vars konton har varit inaktiva i tre år kommer EasyFreelance automatiskt att radera med sina konton. Kontot raderas sedan tre år från registreringen om de registrerade inte aktivt väljer att spara sitt konto. Ett konto anses vara inaktivt om den registrerade kontoinnehavaren aldrig har varit anställd hos oss och inte har loggat in på sitt konto på tre år.
Personuppgifter som mottagits av kundsupport raderas efter ett till tre år, om informationen inte behövs under en längre tid på grund av identifierade objektiva eller juridiska skäl.
Mottagare och leverantörer
EasyFreelance delar personuppgifter med olika mottagare. Det kan vara olika leverantörer av IT-system, ärendehanteringssystem eller att personuppgifter delas med banken, där banken behandlar detta för betalning av löner.
EasyFreelance tillhandahåller även personuppgifter till andra mottagare som myndigheter, om vi enligt lag eller annat myndighetsbeslut är skyldiga att tillhandahålla detta.
I de flesta fall behöver våra kunder (köparen av det uppdrag som utförs av den oberoende leverantören) tillgång till och behandla den oberoende leverantörens personuppgifter. Oftast samlar kunderna själva in nödvändiga personuppgifter direkt från den oberoende leverantören, men ibland samlas de in via EasyFreelance.
Den rättsliga grunden för att vi kan dela personuppgifter till vår kund är att fullgöra eller ingå ett anställningsavtal som den oberoende entreprenören är, eller avser att vara, part i. EasyFreelance har, när så krävs enligt lag, ett databehandlingsavtal med mottagaren av personuppgifter.
Överföring till ett tredjeland
Mottagare och leverantörer kan etableras både inom EU/EES och i ett tredje land. I ett tredje land gäller inte GDPR-lagstiftningen. Om EasyFreelance överför personuppgifter till ett tredje land kontrollerar vi att det antingen finns en adekvat skyddsnivå i det landet eller att det finns särskilda garantier för att informationen och dina rättigheter skyddas. Tillräckliga garantier kan vara att överföringen styrs av standardiserade avtalsklausuler som skyddar de registrerade rättigheterna eller av interna bolagsregler. De standardiserade avtalsklausulerna som nämns har ett innehåll som syftar till att säkerställa att företagaren uppfyller standarden som krävs av GDPR och säkerställa att den registrerades integritet skyddas.
De länder som Europeiska kommissionen har fastställt har en adekvat skyddsnivå finns här:https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfersoutside-eu/adequacy-protection-personal-data-noneu-countries_en
De standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen och som vi använder finns på: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/HTML/?uri=CELEX-:32010D0087&from=EN
Ökat skydd av personuppgifter
EasyFreelance vidtar så kallade lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att öka skyddet av dina personuppgifter.
Exempel kan vara:
- Kryptering,
- Utnämningar och förfaranden,
- Internt register över personuppgifter,
- Bedömning av konsekvenser,
- Informationsminimering
- Begränsning av tillgång till personuppgifter i företaget.
Vi värdesätter tillgång till personuppgifter och tillåter inte obehöriga att komma åt dem. (EasyFreelance har konfidentiella avtal med konsulter som arbetar för företaget).
Dina rättigheter och hur du använder dem
Enligt lagen har de registrerade vissa rättigheter som de kan göra anspråk på från den personuppgiftsansvarige. I de flesta fall kan du använda dessa rättigheter utan kostnad. Vi kommer att svara på en förfrågan utan onödigt dröjsmål, oftast inom en månad.
Dina rättigheter innebär att du kan
- få bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter (och i så fall behandlas dina personuppgifter i enlighet med vad som anges här), - få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar,
- invända mot behandling eller begära så kallad dataportabilitet, begränsa behandlingen av dina personuppgifter, få dina personuppgifter rättade, - få dina personuppgifter raderade, eller
- begära återkallande av samtycke (detta påverkar inte lagligheten av behandlingen på grundval av samtycke innan detta återkallades).
För att återkalla samtycke avseende profilering kan du avmarkera rutan som du markerade när du lämnade ditt samtycke. Du hittar rutan på din profil i vår ansökan (kräver att du loggar in). Om du vill utöva någon av dina andra rättigheter, skicka ett e-postmeddelande till hr@easyfreelance.no.
Det är möjligt att klaga till tillsynsmyndigheten i Sverige/Norge om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är felaktig.
Korrigering av personuppgifter
Om du ändrar namn, adress eller kontaktuppgifter, eller om du upptäcker felaktig information, är det ditt ansvar att ändra din kontoinformation så att den är uppdaterad och korrekt. EasyFreelance vill alltid ha korrekt information om dig och vi kommer att göra allt vi kan för att hålla din information uppdaterad. Om dina personuppgifter är föremål för korrigering eller radering kommer EasyFreelance att meddela mottagarna av dina personuppgifter, förutsatt att EasyFreelance finner det möjligt och inte onödigt betungande.
Under ålder
För mindre oberoende leverantörer har vi en specialiserad integritetspolicy som är anpassad och beskriver den behandling vi gör under personuppgifter för registrerade under 18 år.
Kontakta ett dataskyddsombud
Om du behöver kontakta vårt dataskyddsombud kan du alltid ringa kundsupport eller skicka ett e-postmeddelande till hr@easyfreelance.no.
Arkiveringssamtycke
Eftersom EasyFreelance har bevisbördan för att eventuellt samtycke har erhållits och lagrats.
