GDPR Policy
EasyFreelance värdesätter dina personuppgifter och vi välkomnar den lag (GDPR) som syftar till att stärka skyddet för den personliga integriteten. I denna policy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter. Om du har några frågor kan du hitta svar i denna text, eller så kan du skicka en fråga till hr@easyfreelance.no eller ringa vår kundtjänst.
Insamling av personuppgifter
Vi behöver samla in personuppgifter för att kunna anlita en oberoende uppdragstagare. För att EasyFreelance ska kunna behandla personuppgifter måste vi ha en rättslig grund/legal basis.
Behandling av personuppgifter är laglig om behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som den registrerade är part i eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (såsom det vi behöver för att kunna ingå med den fristående uppdragstagaren). Behandlingen är också laglig om behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar EasyFreelance.
Behandlingen kan också ske enligt en intresseavvägning, där EasyFreelances intresse av att behandla information vägs mot intresset av den registrerades integritetsskydd och resultatet blir att det finns ett berättigat intresse. Behandlingen är vidare laglig om den registrerade har lämnat samtycke till behandlingen. Samtycket måste lämnas separat och kan alltid återkallas.
Rättslig grund för insamling och behandling
Oppfyllelse av avtale - Dette krever at vi kan behandle personopplysninger for å kunne inngå eller oppfylle avtaler. Formålet er å administrere vilkår, som kan innebære utbetaling av lønn eller å kontakte den uavhengige entreprenøren. For at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen som arbeidsgiver kan det i visse tilfeller kreves at EasyFreeance deler personopplysninger om den ansatte til vår klient, (som har bestilt et oppdrag fra den uavhengige oppdragstakeren). Hvis det finnes ansettelse, er vi pålagt å informere deg kontinuerlig om problemer som påvirker din stilling (som arbeidsmiljørelaterte spørsmål).
Juridisk forpliktelse - EasyFreelance behandler og deler personopplysninger på grunn av forpliktelsene som oppstår gjennom lov eller andre lover, myndighetsforskrifter, vedtak, forespørsler eller retningslinjer. Personopplysninger og de dokumenter som kreves i regnskapsloven oppbevares så lenge det er nødvendig. Dokumentasjon for bokføring og regnskap kan bestå av avtaler, skriftlig korrespondanse og fakturaer. Behandling av personopplysninger er påkrevd siden vi for eksempel må sende inn personopplysninger til den svenske skattemyndigheten og andre myndigheter og nasjonale organisasjoner.
Oppfyllelse av avtale/legitime interesser - EasyFreeance behandler personopplysninger ved å analysere og behandle statistikk. For denne behandlingen kan vi bruke både krypterte og pseudonymiserte data. Målet med denne behandlingen er å forbedre vår virksomhet og fortsette å tilby våre ansatte og kunder god service, funksjonalitet og tjenester.
EasyFreelance bruker informasjonskapsler på våre nettsider for å kunne tilby en bedre brukeropplevelse for våre besøkende. Vi kan utføre visse tester på nettstedet vårt som gir oss statistikk om hvordan en bestemt funksjon på siden vår er brukervennlig eller ikke. En informasjonskapsel er en tekstfil som lagres på enheten din slik at nettstedet vårt kan gjenkjenne enheten din. Hvis du vil vite når enheten din mottar en informasjonskapsel, kan du stille inn nettleseren din slik at den varsler deg om dette. (På den måten har du mulighet til å godta eller avvise en informasjonskapsel). Hvis du kun besøker det åpne nettstedet, gir ikke informasjonskapslene oss informasjon som inneholder personopplysninger, da tilbyr de kun statistikk og anonym informasjon, for eksempel veien inn til nettstedet vårt. EasyFreelance kan bruke systemer som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing etc. for å lage målgrupper i annonseplattformer.
EasyFreelance mener det er en berettiget interesse i å opprettholde en brukervennlig side og gode tjenester, men at dette også er et krav for at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen.
EasyFreelance behandler dine personopplysninger ved å håndtere sakshistorikk for å kunne tilby deg kundestøtte og for å kontinuerlig lære opp våre ansatte og forbedre våre arbeidsmetoder for å kunne tilby best mulig support. Når du kontakter oss kan kommunikasjonen være gjenstand for analyse. Vi forventer at for å kunne oppfylle vår del av avtalen, skal vi kunne tilby god kundestøtte (som er en av tjenestene vi får betalt for). Vår kundestøtte er en av våre viktigste kommunikasjonsmidler med våre ansatte. For ikke-ansatt mener vi at det er i vår og registrerte berettigede interesse at vi kan tilby god kundestøtte, men også slik at vi kan inngå en avtale.
Hvis og når vi trenger å få kredittopplysninger for å kunne yte vår tjeneste EasyPay, er det både for å oppfylle avtalen og i vår legitime interesse at vi behandler dine personopplysninger til dette formålet. Hvis du ikke vil at vi skal foreta en kredittsjekk, bør du ikke velge EasyPay-tjenesten.
Grunnleggende betydning for de registrerte - EasyFreelance kan behandle personopplysninger som for eksempel nærmeste avhengige av en Uavhengig Leverandør når vi mener det kan være nødvendig for å beskytte interesser som er av grunnleggende betydning for deg som ansatt. Det er imidlertid ditt valg om du vil gi oss denne informasjonen eller ikke.
Legitime interesser - EasyFreelance kan henvende seg til den uavhengige leverandøren med direkte markedsføring som vi anser som en legitim interesse når vi skal informere om eksisterende eller nye tjenester. Vi markedsfører både våre eksisterende og nye tjenester som kan ha som formål å gi flere arbeidsmuligheter for den uavhengige entreprenøren eller for å tilrettelegge for de daglige aktivitetene når den uavhengige entreprenøren er ansatt hos oss. EasyFreelance kan til dette formål bruke personopplysninger som vi har lagret og enkelte brukerdata. Den legitime interessen for denne behandlingen er å optimalisere våre tjenester og prosesser for å gi de beste tjenestene for den uavhengige leverandøren på lang sikt og informere om nyheter. Det er alltid en mulighet til å protestere mot å motta markedsføringsinformasjon og den registrerte kan i hver e-post velge å ikke motta mer markedsføring fra oss.
Samtyckesblankett
För att göra det möjligt för registrerade att få information som är av intresse endast för dem, vill vi använda personuppgifter för profilering. För detta behöver vi ett samtycke. Profilering innebär att vi behandlar personuppgifter genom att samla in, lagra, bearbeta och analysera uppgifter för att kunna tillhandahålla erbjudanden som matchar de registrerade och deras personliga behov. Utifrån den personliga profilen kommer de sedan att få information om tjänster och produkter som kan vara av intresse för dem, eller som på något sätt underlättar deras arbetsroll och relation till oss. För att kunna samtycka till detta måste du vara minst 18 år gammal. Du behöver inte ge ditt samtycke för att bli en oberoende uppdragstagare. Ett samtycke kan alltid återkallas under kontoinställningar.
Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas
De kategorier av personuppgifter som EasyFreelance behöver behandla och lagra för att kunna ingå avtal med den självständiga uppdragstagaren är följande: - Namn - Personnummer - E-post - Telefonnummer - Adress - Yrkestitel - Yrke - Arbetsmiljö - Kontonummer - Legitimation För dig som är eller har varit anställd behandlas även följande:
- Anställningsnummer - Anställningsdatum - Slutdatum - Anställningsform - Arbetsperioder - Lön - F-skattsedel och information - Anställningsavtal Det är frivilligt att ange kontaktuppgifter till den som närmast är relevant för dig.
Vi samlar in personuppgifter på olika sätt, oftast sker detta när den registrerade skapar ett konto och förser oss med informationen eller så kan vi få den från en kund. Personuppgifter kan dock också samlas in för att den registrerade kontaktar oss, till exempel via vår kundtjänst.
Tidsperiod
EasyFreelance lagrar och behandlar personuppgifter som behövs för de som utfört uppdrag som egenföretagare enligt lag och dessa raderas inom tio år från det att den sista lönen betalades ut från oss.
De kategorier som lagras är de som behövs för berättigade ändamål. För registrerade som aldrig utfört uppdrag som egenföretagare och vars konton varit inaktiva i tre år kommer EasyFreelance automatiskt att radera deras konton. Kontot kommer då att raderas tre år från registreringen om den registrerade inte aktivt väljer att spara sitt konto.
Ett konto anses vara inaktivt om den registrerade kontoinnehavaren aldrig har varit anställd av oss och inte har loggat in på sitt konto på tre år. Personuppgifter som inkommer till kundsupport raderas efter ett till tre år, om informationen inte behövs under en längre tid på grund av identifierade objektiva eller juridiska skäl.
Mottagare och leverantörer
EasyFreelance delar personuppgifter med olika mottagare.
Det kan vara olika leverantörer av IT-system, ärendehanteringssystem eller att personuppgifter delas med banken, där banken behandlar dessa för utbetalning av löner. EasyFreelance lämnar även ut personuppgifter till andra mottagare såsom myndigheter, om vi enligt lag eller annat myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut detta. I de flesta fall behöver våra kunder (den som köper uppdraget som utförs av den fristående uppdragstagaren) tillgång till och behandla den fristående uppdragstagarens personuppgifter.
Oftast samlar kunderna själva in de nödvändiga personuppgifterna direkt från den oberoende uppdragstagaren, men ibland samlas de in via EasyFreelance. Den rättsliga grunden för oss att dela personuppgifter till vår kund är att fullgöra eller ingå ett anställningsavtal som den oberoende uppdragstagaren är, eller avser att bli, en del av. När så krävs enligt lag har EasyFreelance ett personuppgiftsbiträdesavtal med mottagaren av personuppgifterna.
Överföring till tredje parts land
Mottagare och leverantörer kan vara etablerade både inom EU/EES och i tredje land. I ett tredje land är GDPR-lagstiftningen inte tillämplig. Om EasyFreelance överför personuppgifter till ett tredje land kontrollerar vi att det antingen finns en adekvat skyddsnivå i landet eller att det finns särskilda garantier för att informationen och dina rättigheter skyddas. Adekvata skyddsåtgärder kan vara att överföringen regleras av standardiserade avtalsklausuler som skyddar de registrerades rättigheter eller av interna företagsregler.
De standardiserade avtalsklausuler som nämns har ett innehåll som syftar till att säkerställa att uppdragstagaren lever upp till den standard som krävs enligt GDPR och att den registrerades integritet skyddas. De länder som Europeiska kommissionen har fastställt har en adekvat skyddsnivå finns här:https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfersoutside-eu/adequacy-protection-personal-data-noneu-countries_en De standardiserade avtalsklausulersom Europeiska kommissionen har godkänt och som vi använder finns på: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/HTML/?uri=CELEX-:32010D0087&from=EN
Ökat skydd för personuppgifter
EasyFreelance vidtar så kallade lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att öka skyddet av dina personuppgifter.
Exempel kan vara: - Kryptering, - Avtal och rutiner, - Internt register över personuppgifter, - Konsekvensbedömning, - Informationsminimering - Begränsa tillgången till personuppgifter inom företaget. Vi värdesätter tillgången till personuppgifter och tillåter inte obehöriga att få tillgång till dessa. (EasyFreelance har sekretessavtal med konsulter som arbetar för företaget).
Dina rättigheter och hur du använder dem
Enligt lag har registrerade vissa rättigheter som de kan kräva av den personuppgiftsansvarige. I de flesta fall kan du utöva dessa rättigheter kostnadsfritt. Vi kommer att besvara en begäran utan onödigt dröjsmål, vanligtvis inom en månad.
Dina rättigheter innebär att du kan - få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter (och om så är fallet kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med vad som anges här), - få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar, - invända mot behandlingen eller begära s.k. dataportabilitet, begränsa behandlingen av dina personuppgifter, få dina personuppgifter rättade, - få dina personuppgifter raderade, eller - begära återkallelse av samtycke (detta påverkar inte lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket innan det återkallades).
För att återkalla samtycke till profilering kan du avmarkera den ruta du kryssade i när du lämnade ditt samtycke. Du hittar rutan på din profil i vår applikation (kräver att du loggar in).
Om du vill utöva någon av dina övriga rättigheter, vänligen skicka ett e-postmeddelande till hr@easyfreelance.no. Det finns möjlighet att klaga till tillsynsmyndigheten i Sverige/Norge om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är felaktig.
Rättelse av personuppgifter
Om du ändrar ditt namn, adress eller kontaktuppgifter, eller om du upptäcker felaktiga uppgifter, är det ditt ansvar att ändra dina uppgifter i ditt konto så att de är uppdaterade och korrekta. EasyFreelance vill alltid ha korrekt information om dig och vi kommer att göra vad vi kan för att se till att din information är uppdaterad.
Om dina personuppgifter är föremål för rättelse eller radering kommer EasyFreelance att underrätta mottagarna av dina personuppgifter, förutsatt att EasyFreelance finner det genomförbart och inte orimligt betungande.MinderårigFör minderåriga självständiga uppdragstagare har vi en särskild integritetspolicy som är anpassad och som beskriver den behandling vi gör enligt personuppgiftslagen för registrerade under 18 år.
Kontakta ett dataskyddsombudOm du behöver kontakta vårt dataskyddsombud kan du alltid ringa kundsupport eller skicka ett e-postmeddelande till hr@easyfreelance.no.Arkivering av samtyckeEftersom EasyFreelance har bevisbördan för att samtycke har inhämtats och lagrats.
